Документы, о которых мы только что говорили, важны также и с точки зрения безопасности вашего бизнеса. Четкие бизнес процессы и регламенты снижают риск злоупотреблений, повышают вашу безопасность как во взаимоотношениях с контролирующими органами, так и с контрагентами.
Деятельность сотрудников, имеющих дело с материальными ценностями должна контролироваться, хотя бы периодически, не только теми, кто эти ценности выдает, но и доверенными лицами или другими ответственными сотрудниками, не пересекающимися с первыми непосредственно в своей повседневной деятельности.
Если у сотрудника есть должностная инструкция, то вам проще контролировать его работу, разобраться в причинах возможных сбоев и возложить на него ответственность в случае ее нарушения. Также, в случае проверки, вы можете добиться возложения ответственности на него, а не на организацию и её руководителя, или снизите уровень такой ответственности.
Взаимоотношения с контрагентами по бизнесу тоже должны быть четко регламентированы. Прежде всего, договоры и все действия по ним должны соответствовать логике вашего бизнеса. Не надо без нужды лезть в юридические дебри. Договор может составить любой грамотный человек, используя простые, понятные формулировки и шаблоны. Чем проще формулировки, тем лучше договор. По возможности, руководствуйтесь простыми житейскими правилами: проверяйте документы и полномочия контрагентов; не давайте много в долг; перечисляйте значительные суммы в счет будущих поставок только проверенным организациям; руководствуйтесь принципом сторожа из романа Ильфа и Петрова «Двенадцать стульев»: утром деньги – вечером стулья и т.п. Как ни печально, но многие предприниматели и их сотрудники забывают об этих простых правилах в погоне за хорошей прибылью, поддавшись на уговоры, посулы и умелое манипулирование.
К контролирующим органам можно причислить следующие организации:
Проверяющие очень любят брать предпринимателей и сотрудников компаний «на испуг», «на слабо». В результате и руководители, и сотрудники при проверках навлекают на себя еще больше неприятностей необдуманным поведением и словами. Они должны точно знать, что можно, а что нельзя говорить и делать. И здесь снова необходимо подчеркнуть важность соответствующих регламентов и инструкций.
Непосредственно во время проверки контролирующим органам нужно давать только самую необходимую информацию, имеющую к ней прямое отношение. И то выборочно, в зависимости от ситуации. Про остальное вы можете не помнить, на месте может не быть нужного сотрудника, необходимые документы могут находиться в каком-то другом помещении. Всякая дополнительная информация может быть использована против вас. Лучше предоставить ее позже, когда ситуация будет более понятной и не такой нервной, как непосредственно во время проверки. Проанализируйте необходимые нормативные документы, документы компании, обдумайте все и тогда уже продолжайте общение с контролерами.
Кстати, по поводу документов: по возможности, храните все важные документы вне общедоступного офиса.
Не следует идти на поводу у проверяющих и не нужно бояться отстаивать свои права. Когда они видят, что у вас в порядке документация, чувствуют, что вы хорошо подготовлены, их аппетиты снижаются и вы вызываете у них большее уважение.
Существует ложное представление о том, что, отстаивая свои права, вы только больше их злите и можете навлечь на себя еще большие неприятности. Смею предположить, что это не так. Или далеко не всегда так. Проверяющие ограничены в своих действиях законом, нормативными актами и полномочиями. Выход за рамки является для них риском, проверка, не принесшая результатов – негативной ситуацией. И когда вы начинаете отстаивать свои права, их риски повышаются. Это для них неприятно. Они чувствуют, что могут проиграть или получить значительно меньше, чем рассчитывали. И даже если вам не удалось отстоять свою правоту, они будут рады, что им удалось добиться хотя бы и меньшего, а тем более сохранить свои позиции.
Но кто сказал, что вы обязательно проиграете? Боритесь! И удача будет сопутствовать вам! Например, в арбитражном суде налогоплательщики чаще выигрывают дела, чем проигрывают.